Koronapandemien og styreansvar – å lede i krise

Hvordan påvirker koronapandemien utøvelsen av ditt styreverv?

På samme måte som vi forventer at landets politiske ledelse skal håndtere koronapandemien på et samfunnsnivå, stilles nå nye krav til bedriftenes ledelse.

Uforsvarlig ledelse kan lede til både erstatnings- og strafferettslig ansvar, også under normale omstendigheter. Koronapandemien gjør at vi befinner oss i en ekstraordinær situasjon. Dette skjerper kravene til ledelsen.

Det er avgjørende at ledelsen tar forsvarlige grep for å beskytte aksjonærenes, de ansattes og kreditorenes interesser, samt sørger for at bedriften opererer innenfor de rammer som til enhver tid oppstilles av myndighetene.

Noen sentrale temaer for styret

Sikre nødvendig ledelse

Det første styret bør gjøre i disse dager er å innkalle til et ekstraordinært styremøte hvor koronapandemiens betydning for bedriften er tema. Deretter må det avholdes styremøter når det er påkrevd.

Styret må blant annet skaffe seg oversikt over bedriftens situasjon og myndighetenes nye lovgivning og tiltak, sørge for nødvendige handlings- og beredskapsplaner, følge opp bedriftens tiltak, sørge for tilstrekkelig informasjon til aksjonærene, samt holde seg løpende orientert om situasjonen.

Det er i krevende tider ekstra viktig at man overholder formelle krav til saksbehandling. Dette betyr for eksempel at man er nøye med å føre protokoll i styremøtene slik at man får dokumentert de vurderinger som er gjort. Dermed sikrer man at man i ettertid ikke kan bli beskyldt for å ha unnlatt å foreta vurderinger. Som styremedlem har man en betydelig skjønnsmargin til å gjøre feilvurderinger i god tro. Å unnlate å foreta vurderinger er derimot noe man lettere vil kunne bli holdt rettslig ansvarlig for.

Sikre liv og helse

Prioritet nummer én bør være å sikre liv og helse både for ansatte og kunder/samarbeidspartnere. Myndighetene utsteder i disse dager en rekke forskrifter og veiledninger som det er viktig at bedriftens styre sørger for at følges. I den grad bedriftens virksomhet må tilpasses for å følge de smittevernstiltak myndighetene har fastsatt, bør dette gjøres.

Sikre produksjon

Det bør foretas en risikoanalyse av hvordan bedriftens produksjon vil kunne påvirkes av koronapandemien. Har man leverandører man er avhengig av bør det foretas en nærmere avklaring av hvordan de påvirkes. Dersom man ser en risiko i dette bør det gjøres sonderinger for å sikre alternative leveranser, dersom ens vanlige leverandørers kapasitet vil kunne begrenses.

Sikre forsvarlig egenkapital og likviditet tilpasset situasjonen

Aksjelovens §3-4 stiller krav om at bedrifter til enhver tid skal ha en forsvarlig egenkapital og likviditet. Å sørge for tilstrekkelig likviditet ligger i kjernen av styrets oppgaver. Styret plikter å ta grep dersom likviditeten synker mot det uforsvarlige.

Koronapandemien innebærer at risikoen ved de fleste bedrifters virksomhet har økt betraktelig. Dette kan tilsi et økt behov for egenkapital eller likviditet. Det er i denne sammenheng viktig å være oppmerksom på de stadig voksende krisetiltakene iverksatt av det offentlige for å bøte på den nåværende situasjonen. HP har oversikt over disse tiltakene og kan bistå med å vurdere hva som kan være relevant for din bedrift. Alternativet til å kapitalisere opp, er at man unnlater å påta seg en risiko man ellers ville tatt, eventuelt at man reduserer bedriftens aktiviteter.

Dersom styret ikke klarer å sikre nødvendig likviditet, skal selskapet normalt foreslås oppløst. Dersom dette ikke skjer vil styret kunne havne i ansvar. Det er likevel slik at bedriftens ledelse har en betydelig skjønnsmargin hva gjelder å forsøke å redde bedriften fra konkurs. Et slikt redningsforsøk må foregå på et forsvarlig avklart grunnlag.

HP har advokater med betydelig erfaring i å bistå styrer med å foreta forsvarlige valg i vanskelige situasjoner. Vi bistår også jevnlig kreditorer som ønsker å fremme krav om dekning av tap oppstått på grunn av en uforsvarlig ledelse av selskap.

Alle kan vi bidra til å stoppe spredningen – takk for at du bidrar!

Midlertidige bygg etter plan- og bygningsloven

Regjeringen vedtok den 16. mars 2020 en midlertidig forskrift om unntak fra plan- og bygningsloven i forbindelse med Covid 19-pandemien. Forskriften gjelder med umiddelbar virkning, frem til 1. januar 2021.

Hensikten med forskriften er å avhjelpe den potensielt kritiske situasjonen som kan oppstå dersom antallet pasienter med behov for helsehjelp overstiger antallet ledige plasser. Som under asylkrisen i 2015 er det behov for å sikre fleksibilitet i regelverket slik at eksisterende bygg raskt kan tas i bruk til helse- og omsorgsformål, eller midlertidig føres opp til slik formål. Dette er de viktigste grepene i forskriften.

Kommunen kan gi vedtak om unntak for søknadsplikt

Etter forskriften kan kommunen fatte vedtak om fritak for krav til søknad. Unntaket gjelder tidsbestemt bruksendring og midlertidig plassering av bygg som skal brukes i forbindelse med koronapandemien. Bruken kan være helse- og omsorgstjenester, bolig for personell eller lagring av materiell. Unntaket gjelder også rett til å gjøre de nødvendige endringer i bygget for å gjøre det klart til bruk.

Unntaket fra søknadsplikt kan gjelde i inntil seks måneder. Du kan søke forlengelse maksimalt en gang.

Saksbehandlingsfristen hos kommunen er fem dager fra komplett søknad er mottatt.

Det er ikke gitt veiledning om hva en søknad skal inneholde. Søknaden må gi nok informasjon til at kommunen kan ta stilling til om det skal gis fritak. Vi anbefaler at kommunen kontaktes for å konkretisere dokumentasjonskravene. Erfaringsmessig vil følgende informasjon alltid være nyttig for kommunen:

  • Redegjørelse for hva bygget brukes til i dag, og når det er bygget
  • Fasade-, snitt-, og plantegninger
  • Situasjonskart hvor parkeringssituasjon og adkomst fremgår
  • Byggets tekniske tilstand. Det er gitt spesifikke unntak fra TEK17 – utgangspunktet er at TEK17 gjelder for alt annet. Dersom bygget er eldre må det avklares om kommunen er villig til å gi fravik fra teknisk forskrift
  • Brannsikkerhet og rømningsveier må være i samsvar med TEK17 kapittel 11

Vedtak kan bare fattes etter anmodning fra statlig, fylkeskommunal eller kommunal myndighet

Forskriften er rettet mot de offentlige helseforetakene. Dersom du som privat eier av et bygg ønsker å gjøre bygget tilgjengelig til bruk for helsemyndighetene, må du inngå en avtale med den berørte helsemyndigheten.

Behandling av søknad om midlertidig dispensasjon fra plan

Med mindre reguleringsplanen for tomten gir et eksplisitt forbud mot midlertidige tiltak, krever ikke midlertidig plassering av bygg eller midlertidig bruksendring dispensasjon fra plan.

Der det i plan er gitt et eksplisitt forbud mot midlertidige tiltak, må du søke dispensasjon.

Andre myndigheter som skal fatte vedtak i saken eller gi uttalelse, som VA-myndigheter eller veimyndigheter, har tre dager på å behandle saken etter at den er oversendt dem fra kommunen. Overholdes ikke fristen kan kommunen behandle saken.

Unntak for nabovarsel

Det er ikke krav til nabovarsling for søknader etter forskriften.

Byggteknisk forskrift

Det er gitt spesifikke unntak fra TEK17 for tiltak som er omfattet av forskriften. Unntakene er angitt i forskriftens §4.

Det viktigste unntaket gjelder brannsikkerhet. Det er ikke krav om automatisk brannslokkeanlegg dersom bygget har brannalarmanlegg og rømningsveier i samsvar med TEK17 kapittel 11. Det er viktig å merke seg at for alt det ikke er gitt unntak om i forskriften vil TEK17 gjelde for midlertidig bruksendring og midlertidig bygg.

Klagebehandling

Dersom et vedtak påklages skal kommunen sende klagesaken til klageinstansen innen fem arbeidsdager etter utløp av klagefristen på tre uker. Klageinstansen skal avgjøre saken innen fem arbeidsdager.

Oppsummering

Midlertidig forskrift om unntak fra plan- og bygningsloven i forbindelse med Covid 19-pandemien gir fleksibilitet til helseforetak for å sikre at pasienter kan ivaretas i en kritisk fase. Sørg for en god dialog med kommunen om hvilke krav som stilles til en søknad etter forskriften.

Håndtering av saker etter forskriften vil være nytt for kommunene, som i tillegg er under sterkt press på grunn av sykdomsutbruddet. Det er derfor særlig viktig å være grundig i søknadsprosessen. Ta kontakt med oss for bistand med kartlegging og søknad.

Lenker